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13

May 2014

Metodologías ágiles en la inteligencia competitiva

por Ángela Polo

En plena era de transformación digital y en un entorno relativamente nuevo, complejo y con elevada incertidumbre como es el sector de la consultoría digital, es necesario andar con pies de plomo y dar pasos firmes en nuestro camino diario. Es así necesaria una escrupulosa y cuidada planificación, realizando en primer lugar la definición de nuestros objetivos y estudiando el contexto en el que desarrollamos nuestra actividad.

De esta forma cuenta con un papel principal, entre otras operaciones iniciales, el estudio de la competencia, ya que nos permite consolidar nuestra propuesta de valor y minimizar los riesgos que ésta pueda conllevar. Este análisis nos ayuda a determinar las acciones a seguir, a partir de la detección de los movimientos estratégicos del entorno, sean presentes o futuros, y ya sea a través del estudio de lo que se hace en el mercado como de aquello que aún no se hace.

No obstante, en ocasiones, al tratarse de información generada para uno mismo, para la organización interna, la forma de llevar a cabo el estudio puede poner en peligro la fiabilidad y la rigurosidad seguida en él. Por lo que, en mi opinión, es fundamental tomarse dicho estudio como un proyecto empresarial, el cual es preparado para alguien ajeno que nos va a exigir constantemente resultados y nuevos objetivos que pueden suponer incluso un replanteamiento completo de lo marcado inicialmente.

Por ello, debemos alejarnos ya de metodologías tradicionales, que plantean una forma estática y lineal de desarrollo del trabajo, y por el contrario, debemos acercar nuestra metodología a los procesos ágiles, que nos permiten configurar nuestro trabajo de forma progresiva y maximizando nuestra productividad.

Entre éstos procesos, destacamos la metodología de trabajo SCRUM, asentada sobre el concepto de desarrollo iterativo e incremental, donde los requisitos y soluciones evolucionan mediante la colaboración de grupos auto organizados y multidisciplinarios. No obstante, éste modelo teórico debe ser adaptado a cada grupo, respetando su propia cultura organizacional. Es así fundamental adaptar el modelo a uno mismo.

En estas últimas semanas, hemos tenido la oportunidad de enfrentarnos a nuestra propia investigación de mercado, para la cual hemos distinguido varias etapas, desarrollando nuestro propia metodología de trabajo. Así, en primer lugar, diferenciamos un primera fase, en la que tiene lugar la planificación de cómo vamos a llevar a cabo la investigación. Una vez definidos los objetivos así como las tareas y tiempos de trabajo, pasamos a su ejecución, que como ya hemos comentado anteriormente, debe llevarse a cabo de forma iterativa para evitar desajustes y errores. Por último, como en todo proceso, es fundamentl una inspección del trabajo y plantear mejoras para el futuro.

Dentro de estos tres etapas generales, debemos distinguir a su vez otras subetapas, para las cuales hemos combinado las distintas fases señaladas en el método SCRUM con la experiencia que ya contábamos de proyectos anteriores. Distinguimos así:

Planificación de la iteración

1. Ordena tu pila de producto (product blanklog): la pila del producto, también denominada blacklog, en su forma más simple, es una lista de cosas que las personas quieren que se hagan en el producto, ordenadas por prioridad y que aumentan el valor del producto.

De este modo, es una primera aproximación al proyecto en la que definimos tanto el objetivo principal de la investigación, así como los objetivos secundarios que la acompañan. Se definen y especifican así todo aquello que nos interesa alcanzar. A su vez debemos priorizar estas metas en función de la importancia en la lista de resultados, siendo los primeros en ésta los que tienen que quedar perfectamente definidos y comprendidos por los miembros del equipo.

En nuestra investigación, desde un primer momento, fijamos nuestra meta principal en conocer como nuestros principales competidores llevaban a cabo su estrategia a través de Internet, para lo cual definimos como metas más cercanas tres ámbitos distintos a estudiar: estudio web, presencia en redes sociales, y el posicionamiento a través de Google. Asimismo, también planteamos otras que se llevarían a cabo en iteraciones posteriores.

2. Cómo estimar tu pila del producto. A continuación, el equipo, en conjunto, debe especificar la dimensión de cada uno de los puntos marcados, estimando aproximadamente cuáles van a ser más costosos, más difíciles de alcanzar, cuáles requieren más tiempo, etc.

En este punto, es fundamental contar con una mentalidad de equipo, teniendo en cuenta que no todos sus miembros trabajan de la misma forma y que además algunos de sus miembros pueden estar desarrollando a la misma vez otros proyectos paralelos.

De este modo, valoramos las tres metas principales señaladas anteriormente, señalando aquellas que nos requerirían más tiempo así como las que suponían un mayor esfuerzo y trabajo.

3. Planificación del sprint (Requisitos y tareas): cada una de las metas planteadas constituían un sprint, un periodo de una semana en el que éstas se desarrollaban de forma autónoma, con el objeto de incrementar progresivamente nuestro proyecto, contando siempre con un informe potencialmente entregable.

Con el objeto de plasmar esta planificación, creamos un grupo en Google Drive y Google Calendar, lo cual nos permitió compartir online todas las decisiones tomadas en las reuniones y poder contar con una interacción continua entre nosotros, siendo visible para todos la actividad desarrollada por cada uno de los miembros.

A continuación, dichas tareas se dividían en subtareas, que debían desarrollarse día a día, es decir, cada uno de los ítems que debían analizarse para alcanzar el objetivo general, y en definitiva, los resultados que constituirían nuestro “entregable”.

Ejecución de la iteración 

4. Crear un espacio de trabajo colaborativo. Este apartado resulta fundamental en el desarrollo de un proyecto común, ya que permite a sus componentes mantenerse en contacto y reunirse diariamente.

De este modo, todos trabajamos en una misma sala, contando con un sala de reuniones para poner en común al final de la jornada el trabajo desarrollado y los posibles imprevistos encontrados.

A estas reuniones debe acudir también el coordinador de la investigación, el cual controla que su equipo no pierda de vista el objetivo principal del estudio y los requisitos que se exigen.

5. Sprint: para lograr un escala de tiempo fija, es imperativo asegurar que completas una característica antes de moverte a la siguiente. De esta forma, debe tenerse muy presente lo planteado en la planificación, teniendo presente las fechas indicadas para cada uno de los entregables.

En esta ocasión, las tres metas las desarrollamos en periodos de una semana, teniendo en cuenta las distintas tareas que debían llevarse a cabo en el día a día. Por ejemplo, uno de nuestros objetivos, la presencia en redes sociales, se dividía a su vez en distintos “mini-sprints”, que constituían nuestros quehaceres diarios, entre ellos, la presencia en las distintas redes, la organización de sus perfiles, y el contenido digital incluido.

Inspección y adaptación

6. Revisa, reflexiona, repite. Es fundamental que el equipo vuelva a reunirse de nuevo por última vez, para revisar el resultado de su proyecto y plantear las posibles mejoras en iteraciones posteriores.

En nuestro caso, esta última reunión la aprovechamos para revisar nuestro propia metodología, aquellas posibles descoordinaciones que se hubieran producido a lo largo de la semana así como plantear las nuevas tareas que van a configurar nuestro próximo “entregable”.

Como vemos, desarrollar una metodología propia en nuestra investigación de inteligencia competitiva puede suponer una forma perfecta de crear valor para todos los miembros de la organización, aportando una mayor cohesión entre sus miembros y sirviéndonos como fuente de motivación y creatividad. De esta forma, trabajar día a día en nuestra metodología de trabajo será de gran utilidad para crear ciertos hábitos de trabajo y con ello, una mayor eficacia en los resultados.

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